Vacature coördinator Oost West Centrum

VACATURE VOLTIJDS COORDINATOR / DIRECTEUR OOST WEST CENTRUM

De organisatie

Oost West Centrum wil vanuit een holistische visie bijdragen tot fysieke gezondheid, mentale veerkracht en emotionele heling. 
Met onze cursussen en andere activiteiten ondersteunen we mensen om de connectie met hun essentie te versterken, hun natuurlijke veerkracht te vinden, te ontdekken wat hen doet sprankelen en de beste versie van zichzelf te zijn.

"Another world is not only possible, she is on her way. On a quiet day, I can hear her breathing." - Arundhati Roy
("Een andere wereld is niet alleen mogelijk, ze is al op komst. Op een in stilte gehulde dag kan ik haar horen ademen.") 

De functie

De huidige coördinator / directeur, Luc, geeft graag de fakkel door aan een gelijkgestemde en enthousiaste opvolger. Je kan hieronder lezen dat over de jaren deze coördinerende taak uitgegroeid is tot een inspirerende en enthousiasmerende bezigheid, als schakel tussen de administratieve en logistieke ploeg, het bonte lesgeversteam en het brede kleurenpalet aan cursisten en bezoekers. Luc loodst je door de diverse opdrachten heen en begeleidt je tijdens je inloopperiode zodat de overgang vlot, allesomvattend en leerrijk verloopt.

Als coördinator / directeur (m/v) ben je de overkoepelende leidinggevende in de vzw over alle activiteiten en werkgroepen heen. Als zakelijk leider ben je verantwoordelijk voor het financiële, het administratieve en het inhoudelijke luik, alsook de infrastructuur. Je bent bovendien degene die het personeel stuurt en coacht.

De functie bevindt zich direct onder het bestuursorgaan. Je legt verantwoording af aan het bestuur, rapporteert op regelmatige basis en bent – enkel waar nodig - aanwezig op vergaderingen van bestuur, beleidsteams, werkgroepen en lesgevers. Je organiseert het dagelijks bestuur en brengt agendapunten aan vanuit de dagelijkse werking.

Jouw grote meerwaarde is je helikopterzicht op de werking. Dat is meteen ook de belangrijkste vereiste competentie. Gezien je naast de sturing en opvolging dagelijks ongeveer de helft van je tijd ook uitvoerende taken zal opnemen ter ondersteuning van het team, krijg je tijdens je inwerking alle kneepjes van de werking aangeleerd. Ook met het oog op collega’s vervangen waar nodig.

Deze uitvoerende taken nemen zowel het team als jij op. Zij vormen de helft van je werking:

• Cursusadministratie, financiële verwerking & onthaal 
  Leuk om weten: er bestaan uitgewerkte handleidingen voor de handelingen in de eigen software.
• Communicatie: op basis van het communicatieplan zorgen voor nieuwsbrieven, sociale media, online activiteitenkalenders, de website en het Beeldarchief, en events (bvb. opendeurdagen) en fondsenwervingsactiviteiten organiseren.
• Programma-agenda beheren, zowel online als offline. Lesgeversplatform sturen.

Deze taken vallen enkel onder jou en nemen de andere helft van je werking in:

• Beleidswerk (5-10%): Creatief en oplossingsgericht meedenken rond actuele beleidsvragen, transparant communiceren over beslissingen, het beleidsplan en het informaticabeleid opstellen en opvolgen, het jaarverslag voeden, zorgen voor permanentie binnen het beleid, bewaken dat het beleid zorgzaam vorm krijgt (inhoud en vorm van de communicatie, middelen efficiënt inzetten, continuïteit, toekomstgerichtheid). Hier is dat helikopterzicht van cruciaal belang.
• Programmacoördinatie (40-50%): de programmacommissie en opleidingsteams coördineren & opvolgen, lesgevers coachen en opvolgen, de missie en visie marktgericht vertalen in de activiteiten met een brede waaier aan vormingsactiviteiten en een informatief aanbod, een gevarieerd aanbod aan vormingsactiviteiten realiseren zowel op de eigen locatie als op diverse locaties verspreid over Vlaanderen (al dan niet in samenwerking met andere partners), open staan voor experimenteren met andere types activiteiten, het aanbod stroomlijnen (inclusief opleidingen afstemmen op elkaar en met de richtlijnen van beroepsfederaties).
• Financieel beleid (10-15%): de boekhouding overzien, de jaarrekening publiceren, de eindejaarsverrichtingen opvolgen en sturen, de begroting opstellen en controleren, de dagelijkse kasplanning, het investeringsbeleid op korte en lange termijn, relaties met banken en financieringen, externe relaties (revisor, belastingen, verzekeringen e.d.), fondsenwerving en subsidiedossiers opvolgen.
• Medewerkersbeleid (15-20%): het team coördineren, personeelscoaching en -vorming, vrijwilligersbeleid, personeelsadministratie en contact met sociale partners (SD, Sociare,...) opvolgen, werving, selectie en verwelkoming van nieuwe medewerkers, de werkplanning van het team opvolgen, overzicht houden over de verschillende lesgeversteams.
• Administratie en beheer infrastructuur (10-15%): Verzekeringspolissen  en schadedossiers, aangifte rechtspersonenbelasting en honoratiefiches, vzw-wetgeving, UBO-register en GDPR opvolgen.
• Communicatie (5-10%): externe communicatie en interne communicatie naar team, medewerkers, en lesgevers superviseren.

Je krijgt begeleiding tijdens je inwerkperiode, voornamelijk van Luc. Normaal ben je steeds met 2 à 3 collega’s aanwezig in Antwerpen. Uitzonderlijk sta je eens een dag tot een week alleen in een verlofperiode.

Profiel

• Je ademt de missie en visie van het Oost West Centrum.
• Je houdt een oog op de toekomst en de resultaten, vanuit een waarderend perspectief.
• Je geeft op een heldere, sturende en coachende manier leiding en vergeet niet te bewaken dat er steeds een werkbare eindbeslissing is.
• Je houdt de balans tussen het sociale en het economische.
• Je zet de financiële middelen en tijd maximaal en flexibel in, gevoed door je maatschappelijk engagement en met beperking van risico’s.
• Je hebt een basisinzicht in boekhouding en begroting, en wil hierin bijleren. 
• Je kan vlot met de computer werken. Wij werken in een Mac-omgeving.
• Je bent flexibel aanwezig.
• Je bent open en eerlijk, durft benoemen zowel wat je positief als wat je uitdagend ervaart, en geeft en aanvaardt constructieve feedback. Enkel zo kunnen wij goed samenwerken, zeker gezien we op twee locaties werken.
• Je hebt een rijbewijs.
• Je wil je blijvend bijscholen.
• Voldoende kennis van het Engels om met internationale lesgevers te communiceren.

Oost West Centrum werft aan op basis van competentie en talent, ongeacht leeftijd, geslacht, gender, origine, religie of handicap.

Aanstekelijk zijn voor leven in vertrouwen en hieraan meebouwen

In ruil

Voltijds contract van onbepaalde duur.

Loon volgens paritair comité 329, schaal b1a of L1 afhankelijk van je opleiding en ervaring (socio-culturele sector).

Een ruim opleidingsbudget voor de eigen opleidingen.

Je uitvalsbasis is onze locatie in de Van Schoonbekestraat 148, 2018 Antwerpen
    • op wandelafstand van het treinstation Antwerpen-Zuid
    • vlakbij tram 2 vanuit Merksem en 6 vanuit Luchtbal richting Hoboken/Olympiade, halte Markgravelei
    • bus 30 vanaf Berchem station en 34 vanaf Borgerhout Turnhoutsebaan richting Antwerpen Zuid, halte Van Schoonbekestraat.
Het aangename Hof van Leysen om de hoek is een groene uitwijkoptie bij mooi weer.

Tijdens je inwerking kom je een aantal weken naar ons opleidingscentrum in de Ardennen (Orval). Je kan de trein nemen naar Libramont vanuit Brussel Noord en dan overstappen op de trein naar Florenville. Wij komen je graag afhalen aan het treinstation van Florenville.

Je krijgt een fietsvergoeding (bedrag) of je abonnement voor openbaar vervoer wordt 80% vergoed.

Thuiswerk is beperkt mogelijk.

Vakantiedagen zijn vrij in te plannen rekening houdend met het team en voldoende op voorhand.

Vragen en suggesties zijn welkom bij coördinator Luc De Cuyper op 061 32 99 20 of via luc@owc.be.

Solliciteren
Stuur je motivatiebrief en CV naar luc@owc.be. We verwachten je kandidatuur voor 10/06/2024. 
Meeloopdagen zijn eventueel mogelijk. Zo kunnen we beiden aanvoelen of het klikt.